Der Antrag auf ein Kurzzeitprojekt fragt danach, was Sie mit Auslandsaufenthalten Ihres Personals und Ihrer Lernenden erreichen wollen. Für eine erfolgreiche Antragstellung sollten Sie Ihre Projektidee (z. B. die Anzahl an Teilnehmenden und die Aktivitätsarten) bereits hinreichend konkretisiert haben. Beantworten Sie sich im Vorfeld folgende Fragen:
Machen Sie sich mit den Rahmenbedingungen des Erasmus+-Programms vertraut und planen Sie die Eckpunkte Ihres Projekts so konkret wie möglich. Dafür sollten Sie ausreichend Vorlaufzeit einplanen.
Mithilfe des Mobilitätsrechners können Sie vor der Antragstellung die Förderzuschüsse Ihres Mobilitätsprojektes für Lernende und Personal kalkulieren.
Für die Durchführung von Auslandsaktivitäten benötigen Sie mindestens eine Partnereinrichtung im europäischen Ausland. Mögliche Einrichtungen können sein:
Sie möchten im Rahmen einer Erasmus+-Akkreditierung Mobilitätsaktivitäten durchführen und suchen dafür noch nach passenden aufnehmenden Einrichtungen? Die folgenden Plattformen und Angebote sind wichtige Anlaufstellen:
Die aufnehmenden Einrichtungen müssen bei Antrag auf eine Erasmus+-Akkreditierung noch nicht feststehen und werden im Antragsformular nicht abgefragt. Beginnen Sie trotzdem schon frühzeitig mit der Suche nach geeigneten Partnern.
Auf dieser Plattform der europäischen Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA – Education, Audiovisual and Culture Executive Agency) werden Informationen zu allen bewilligten Projekten veröffentlicht. Hier können Sie nach Projekten, Projektergebnissen, Einrichtungen, Themen und Kontaktdaten aus Erasmus+ suchen.
Hierbei handelt es sich um Veranstaltungen, Seminare oder Workshops, die dazu dienen, die transnationale Zusammenarbeit zu fördern. Die Nationalen Agenturen für Erasmus+ organisieren regelmäßig länderübergreifende Veranstaltungen, die sich an alle Zielgruppen des Erasmus+-Programms richten. An diesen Veranstaltungen nehmen Einrichtungen aus verschiedenen Ländern teil, um für ihre Aktivitäten in Erasmus+ neue Partner zu finden. Termine finden Sie im Veranstaltungskalender.
Diese Plattform für den Schulbereich eignet sich insbesondere für Berufsschulen und Berufskollegs. Sie bietet eine Möglichkeit zur Partnersuche. Über eTwinning können reine Online-Projekte zwischen Schulen durchgeführt werden.
Berufsbildungseinrichtungen können über die Plattform erasmobility Partner für Mobilitätsprojekte finden. Die Plattform ist explizit für Einrichtungen gedacht, die an gegenseitigen Austauschen interessiert sind und nicht auf unterstützende Einrichtungen zurückgreifen möchten.
Der Zugang zu allen im Programm verwendeten Online-Portalen, wie beispielsweise dem Organisationsregistrierungssystem, ist geschützt. Für den Zugriff benötigen Sie einen EU-Login. Dieser Benutzerzugang besteht aus Ihrer E-Mail-Adresse und einem Passwort. Ein EU-Login ist personenbezogen. Er wird einmal erstellt und gilt dann dauerhaft für alle Tools im Programm.
Um einen Antrag zu stellen, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem (ORS) der Europäischen Kommission registriert sein. Dort werden alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Einrichtungen verwaltet. Zur Registrierung benötigen Sie ihren EU-Login.
Nach der Registrierung erhalten Sie für Ihre Einrichtung automatisch eine Organisations-Identifizierungsnummer, kurz OID. Das ist eine neunstellige Kennnummer, die mit dem Buchstaben E beginnt. Sie benötigen die OID bei jeder Antragstellung.
Eine Einrichtung darf nur eine OID haben, sie gilt dauerhaft. Auch für zukünftige Anträge, egal in welchem Bildungsbereich, nutzen Sie diese OID. Bei Bedarf müssen Angaben zur Einrichtung aktualisiert werden.
Dann klicken Sie unten auf den Link zum Organisationsregistrierungssystem. Falls Sie Unterstützung beim Registrieren brauchen, hilft Ihnen unsere Anleitung zum Erstellen einer OID. Hinweis: Von der Eingabe bis zum Erhalt der OID kann es bis zu 72 Stunden dauern.
Zum ORS Zur Anleitung
In beiden Fällen hilft Ihnen das ORS weiter. Wenn Sie schon eine OID haben, prüfen Sie, ob die Angaben zu Ihrer Einrichtung und die hinterlegten Dokumente noch aktuell sind. Zur Erinnerung: Jede Einrichtung darf nur eine OID haben.
Folgende Dokumente müssen im Organisationsregistrierungssystem (ORS) hochgeladen werden bzw. auf Aktualität geprüft werden:
Die Antragsfrist ist der 01. Oktober 2025 um 12 Uhr mittags (Brüsseler Zeit). Einrichtungen können pro Auswahlrunde nur einen Antrag pro Bildungsbereich stellen.
Sie stellen Ihren Antrag elektronisch über das Portal der EU-Kommission. Verwenden Sie für ein Kurzzeitprojekt in der Berufsbildung bitte das Antragsformular mit der Kennung KA122-VET. Sie können die Fragen gern auf Deutsch beantworten.
Und wenn Sie fertig sind... Exportieren Sie den Antrag als PDF für Ihre Unterlagen.
Ihre Mobilitätsaktivitäten führen Sie zusammen mit Partnereinrichtungen durch – den sogenannten aufnehmenden Einrichtungen (receiving organisations). Diese nehmen Ihre Teilnehmenden für den Zeitraum ihrer Entsendung bei sich auf, dort findet also der Lernaufenthalt statt. Mit dieser Einrichtung besprechen Sie vorab auch die Rahmenbedingungen und Lernziele der Entsendung und halten diese schriftlich im Rahmen einer Lernvereinbarung fest. Es wird empfohlen, für aufnehmende Einrichtungen ebenfalls eine OID zu beantragen, weil dies den weiteren Prozess vereinfacht. Eine Zusammenarbeit im Rahmen Ihres Projekts ist aber auch für aufnehmende Einrichtungen ohne OID möglich.
Es können auch weitere Einrichtungen an den Mobilitätsaktivitäten beteiligt werden. Möchten Sie Dienstleistungen von Einrichtungen nutzen (z. B. das Vermitteln von Praktikumsplätzen oder Unterkünften), ist dies ebenfalls möglich – diese Einrichtungen werden unterstützende Einrichtungen genannt (supporting organisations). Bitte beachten Sie, dass für unterstützende Einrichtungen eine OID vorliegen muss und Sie diese im Projektantrag bereits angeben müssen. Bitte beachten Sie auch die lediglich unterstützende Funktion dieser Einrichtungen, was bedeutet, dass diese keine Aufgaben einer aufnehmenden Einrichtung übernehmen dürfen (z. B. das Unterzeichnen der Lernvereinbarung). Alle Informationen zur Zusammenarbeit mit unterstützenden Einrichtungen finden Sie hier.
Im Antrag auf eine Kurzzeitprojekt wird vor allem danach gefragt, welche Teilnehmenden welche Art von Lernerfahrung machen sollen, welche Einrichtungen daran beteiligt sind und wie die Phasen vor, während und nach den Lernaufenthalten in organisatorischer und inhaltlicher Sicht ausgestaltet werden.
Um Sie bei der inhaltlichen Ausarbeitung Ihres Antrags zu unterstützen, erläutern wir Ihnen im Folgenden kurz die wesentlichen Punkte, die im Antrag abgefragt werden:
Geben Sie die Eckdaten Ihrer Einrichtung sowie der Ansprechpersonen ein und stellen Sie Ihre Einrichtung vor: Wer sind Sie, welche Bildungsangebote machen Sie, wer sind Ihre Lernenden? Arbeiten Sie in mehreren Bildungsbereichen, achten Sie darauf, sich im Antrag klar auf die Berufsbildung zu konzentrieren.
Beschreiben Sie außerdem, vor welchen Herausforderungen Ihre Einrichtung steht und welchen Bedarf es bei Lernenden und Personal gibt.
Beschreiben Sie, vor welchen Herausforderungen Ihre Einrichtung steht und welchen Bedarf es bei Lernenden und Personal gibt. Daraus sind ein bis fünf messbare und prüfbare Ziele zu entwickeln. Wichtig ist, dass das geplante Mobilitätsprojekt zu den Zielen der Leitaktion 1 passt.
Beantragen Sie alle relevanten Kostenarten für jeden Aktivitätstyp und „Mobility Flow“ (Aktivität am gleichen Zielort, mit gleicher Dauer und gleichem Arrangement). Unter „Beschreibung“ wird der Inhalt der Lernaufenthalte, die erwarteten Lernergebnisse, die Evaluation der Ergebnisse und das Profil der Teilnehmenden dargestellt. Die gewählten Aktivitäten geben Aufschluss über die Verbindung von den Bedarfen Ihrer Einrichtung und Ihren Teilnehmenden und den zu erreichenden Zielen
Mit dem Antrag verpflichten Sie sich, die Erasmus Qualitätsstandards einzuhalten. Sie tragen die Verantwortung für Qualität und Umsetzung aller Aktivitäten. Den Qualitätsstandards müssen Sie im Antrag zustimmen.
Schildern Sie, was Sie vorhaben, um nach Abschluss der Auslandsaufenthalte die Ergebnisse in das Tagesgeschäft Ihrer Einrichtung einzubetten. Wer außer der eigenen Einrichtung und den Mitarbeiter/-innen soll von den Ergebnissen profitieren? Im Programm Erasmus+ wird Wert daraufgelegt, die Wirkung der Projekte angemessen zu verbreiten. Dies sollten Sie von Anfang an mitdenken.
Bestätigen Sie, dass Ihre Einrichtung die EU-Werte einhält: Achtung der Menschenwürde, Freiheit, Demokratie, Gleichheit, Rechtsstaatlichkeit und die Wahrung der Menschenrechte – einschließlich der Rechte von Minderheiten.
Fassen Sie Ihr Vorhaben in deutscher und englischer Sprache so zusammen, dass Außenstehende schnell erfassen können, worum es in Ihrem Projekt geht. Betrachten Sie Ihre Zusammenfassung wie eine Werbung für Ihr Vorhaben. Die englische Übersetzung kann von der Europäischen Kommission veröffentlicht werden.
Diese Erklärung muss von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben und zusammen mit dem Antrag hochgeladen werden.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie für eine gültige Unterschrift auf den Dokumenten nur eine QES Signatur oder eine handschriftliche Signatur verwenden.
Die Leitaktion 1 ermöglicht Einzel- und Gruppenmobilität. Ob eine Einzel- oder eine Gruppenmobilität durchgeführt werden soll, richtet sich nicht nach den Reise- und Unterbringungsmodalitäten, sondern nach den Bedarfen der Lernenden und danach, ob ein gemeinsames oder individuelles Lernprogramm für die Lernenden formuliert wird.
Unter bestimmten Bedingungen können finanzielle Mittel für die sprachliche Vorbereitung (z. B. für Sprachlernmaterial oder einen Sprachkurs) der Teilnehmenden beantragt werden. In den meisten Fällen soll jedoch die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) genutzt werden. Sie verfügt über Sprachtests und -kurse und über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatformen.
Um den zu erwartenden Zuschuss im Bereich der Reisekosten besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.
Nachdem Sie Ihren Antrag eingereicht haben, beginnt das 2-stufige Prüfverfahren. Hier entscheidet sich, ob Ihr Antrag die Förderkriterien erfüllt. Damit Sie wissen, worauf es ankommt, erklären wir die wichtigsten Schritte der Bewertung.
1. Formale Prüfung
Zuerst wird geprüft, ob Ihr Antrag vollständig ist und alle formalen Anforderungen erfüllt.
2. Inhaltliche Bewertung
Danach beurteilen geschulte Gutachter/-innen Ihren Antrag anhand von drei unterschiedlich gewichteten Bewertungskriterien:
Für jeden dieser Bereiche muss mindestens die Hälfte der möglichen Punkte erreicht werden. Insgesamt müssen Sie mindestens 60 von 100 Punkten erzielen, um eine Förderung zu erhalten.
Im Zuge der Bewertungsphase werden noch weitere Prüfschritte durchgeführt. Dazu gehören insbesondere Plagiatsprüfungen und bei Anträgen über 60.000 Euro die Prüfung der finanziellen Bonität der antragsstellenden Einrichtung. Hierbei werden Sie ggf. schriftlich zu einer Stellungnahme aufgefordert.
Antragstellende, die mehrere Anträge einreichen, werden von der NA beim BIBB aufgefordert, ihre Eignung zur Durchführung dieser Vorhaben zu belegen. Diese Prüfung der sogenannten „operationalen Kapazität“ betrachtet die Einrichtung als Ganzes auf der operationalen Durchführungsebene. Im Unterschied dazu wird auch eine Antragsbasierte inhaltliche Begutachtung vollzogen. Dabei wird die Anzahl aller Anträge zu einer Antragsfrist bei der NA beim BIBB in der Leitaktion 1 zugrunde gelegt. Die Prüfung ist dabei auf die Einrichtung als Ganzes gerichtet und hat deren „operative Leistungsfähigkeit“ im Fokus.
Diese Prüfschritte sind im Programmleitfaden in Abschnitt C beschrieben. Im Zuge dessen kann die NA beim BIBB mit Nachfragen auf Sie zukommen.
Die Prüfung und die Bewertung des Antrags dauern ungefähr 4 Monate. Die NA beim BIBB trifft die Förderentscheidung auf der Basis der formalen und inhaltlichen Prüfung, des zur Verfügung stehenden Budgets und einer Rangliste der bewerteten Anträge. Sie erhalten von der NA beim BIBB eine Information über die Förderentscheidung. Diese beinhaltet entweder eine Zusage, eine Absage oder die Information über einen Platz auf der Warteliste. Dieser Information ist auch die Bewertung der Gutachter/-innen beigefügt. Bei einer positiven Entscheidung erhalten Sie Ihre Akkreditierungsurkunde und können in einem nächsten Schritt Fördermittel für Ihre ersten Aktivitäten abrufen.
Jede Förderentscheidung der NA beim BIBB enthält eine Rechtsbehelfserklärung, nach welcher das Vorgehen für einen Widerspruch geregelt ist.
Gegen den Förderbescheid kann innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Widerspruch bei dem Bundesinstitut für Berufsbildung (Nationale Agentur Bildung für Europa), Friedrich-Ebert-Allee 114 – 116, 53113 Bonn, eingelegt werden. Ihr Widerspruch erfolgt schriftlich (oder in elektronischer Form) und sollte, zur Erleichterung der Bearbeitung, ausführliche und plausible Begründungen enthalten.
Nachdem Sie die Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit der NA beim BIBB eine Finanzhilfevereinbarung (Vertrag) ab. Formal ist das Projekt bewilligt, wenn die Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) von der umsetzenden Einrichtung des Projektes und der NA beim BIBB unterzeichnet ist. Die umsetzende Einrichtung erhält in der Regel eine Vorauszahlung des bewilligten Zuschusses von 80 % der Gesamtfördersumme. Nach Abschluss des Projekts wird die Restsumme ausgezahlt.
Während der Durchführung und für die Erstellung von Berichten ist die Nutzung eines Tools der Europäischen Kommission verpflichtend, es heißt Beneficiary Module. Im Zeitraum Ihres Kurzzeitprojektes führen Sie im Rahmen des bewilligten Budgets Mobilitätsaktivitäten durch. Änderungen im Projekt können von Ihnen zum Teil ohne Absprache umgesetzt werden, zum Teil bedarf es Absprachen oder Genehmigungen durch die NA beim BIBB. Bei der Durchführung aller geförderten Aktivitäten müssen die Erasmus-Qualitätsstandards eingehalten werden.
Nach Ablauf Ihres Kurzzeitprojekts erstellen Sie im Beneficiary Module einen Abschlussbericht. Der Bericht enthält Informationen über den Aufenthalt der Teilnehmenden, die Finanzen und die inhaltliche Umsetzung. Die NA beim BIBB prüft diesen Bericht finanziell und inhaltlich.
